Covid-19 ou internationalisation de vos équipes, les cas d'usages justifiant l'apprentissage du travail en remote sont légions à l'heure actuelle. Aussi une petite fiche partageant quelques conseils et good practices à ce sujet fait toujours du bien, et à l'équipe, et à la motivation. Enjoy! :)
4 règles d'or d'organisation du travail d'équipe :
-Sourcer les bons outils de communication et de travail (cf "DES OUTILS")
-Créer des points quotidiens (daily scrums) de 15min pour échanger avec son squad sur les taches done du jour, les taches todo du lendemain, et s les obstacles
-Mettre à jour son Kanban en continu
-Centraliser l'information/ l'avancée du travail auprès d'un référent par squad (le "product owner" du squad)
Conseil n°1 : autant que vous le pouvez, aménagez-vous un espace dédié exclusivement au travail. Même petit, même pas très confortable, c'est essentiel pour la tête de pouvoir quitter son lieu de travail le soir et d'avoir une séparation, même symbolique, entre le travail et la maison.
Conseil n°2 : imposez-vous des horaires. Nous sommes à peu près tous aux 35h (ok, en réalité plutôt 45h...), et on peut se dire qu'on les répartit comme on veut dans la semaine. "Vive la flexibilité". Erreur ! Pour la même raison, le soir, le WE, ça devrait être pour se sortir la tête du travail. C'est sans doute le plus difficile quand le PC et le portable sont à portée de main et qu'on travaille sur "un dernier mail avant d'aller manger..."
Conseil n°3 : habillez-vous. Ca a l'air bête, mais on peut être tenté de rester en pyjamas quand on a pas à croiser ses collègues ni à sortir. Vous auriez du mal à dormir habillé, vous aurez du mal à travailler en caleçon. Moi, je mets même mes chaussures. Les chaussons, c'est pas quand je travaille.
Conseil n°4 : téléphonez, skypez, Zoomez. Vous allez vous sentir bien seul(e) chez vous. L'écrit, c'est bien, souvent très efficace, et je privilégie pour beaucoup de choses, mais ça n'a pas toujours la chaleur d'un contact humain (ça a été trop longtemps mon erreur principale, homme d'IRC et de MSN Messenger que j'étais). Or on a tous besoin d'humain et la voix, parfois le regard, c'est important.
Conseil n°5 : attention à comment vous écrivez. Certaines personnes ne comprennent pas l'ironie ou l'humour sans smileys (déjà qu'à l'oral le sens de l'humour n'est pas la chose la mieux partagée du monde...). D'autres ne savent pas écrire "merci", "stp", ... ou font des mails qui paraissent inutilement cassants. Tout ce qui passe d'habitude par la voix, le regard, le sourire, doit passer dans vos mails, Slack, & co.
Conseil n°6 : sortez. En immeuble c'est pas toujours simple, mais si vous pouvez sortir prendre l'air ne serait-ce qu'une heure par jour entre vos heures de travail, faites-le. S'aérer le corps c'est s'aérer l'esprit, on gagne ensuite en concentration, lucidité, énergie...
Conseil n°7 : mettez-vous d'accord sur la méthode de suivi des travaux avec vos supérieurs et vos collègues, et si ça ne marche pas pour vous, dites leur et parlez-en. On tombe vite dans le "je mets en copie Machin ou Truc pour qu'il voit que je bosse", ou au contraire parfois on oublie de mettre copie le supérieur qui n'arrive plus à savoir si un travail est fait, pas fait, ou en train d'être fait. Un bon management passe par la confiance, qui n'est pas l'absence de contrôle.
Conseil n°8 : Hiérarchisez les moyens de communication. Pour moi :
- Téléphone = urgent et important
- SMS ou équivalent = plutôt urgent, mais moins important
- Mail = pas urgent ou complexe
- Visio = réunion de travail
- Slack, Mattermost,...= discussion asynchrone ou small talk
Conseil n°9 : faites attention à votre moral et à celui des autres. Certaines personnes vivent très bien d'être seules toute la journée (plutôt mon cas), d'autres le vivent très mal et peuvent tomber progressivement en dépression sans s'en rendre compte. Si qqun ne communique plus autant et se met en retrait, c'est signe d'un risque de dépression.
Conseil n°10 : si vous n'avez pas de chat, adoptez un chat. On peut pas télétravailler sans chat ! ;-)
Quelques Best Practices :
Des cas d'usages :
Eduscrum :
Créer du contenu en remote :
Des outils :
-Création de contenu pédagogique interactif : https://www.klynt.net/fr/
-Filmer sa prez et soi-même : https://www.loom.com/my-videos
-Réunions d'équipe : Hangout
-Travailler en équipe à distance : https://info.klaxoon.com/fr/klaxoon-offre-3-mois-dessai-gratuit-à-ses-outils-de-travail-à-distance
-Recrutement de talents en différé : https://www.easyrecrue.com/fr/demonstration
-La Création de Contenu : Google Alert
Les Réunions
ZOOM
https://www.zoom.us/
La version gratuite permet d'organiser un nombre illimité de réunions en face à face ou des réunions de groupe comptant jusqu'à 100 participants mais avec une durée restreinte à 40 minutes dans la version gratuite. Aussi possible de faire des partages d'écrans.
YOUTUBE LIVE
https://www.youtube.com/live Diffuser en temps réel du contenu vidéo en donnant la possibilité aux utilisateurs de réagir - par écrit. Idéal pour démonstrations et formations. meilleur référencement que sur facebook live, possible de faire une diffusion différée. IL faut disposer d'un compte qui n'est pas activé immédiatement lors de la création.
FACEBOOK LIVE
https://www.facebook.com/facebookmedia/solutions/facebook-live Diffuser en temps réel du contenu vidéo en donnant la possibilité aux utilisateurs de réagir - par écrit. Engage davantage les commentaires et réactions que via youtube.
LIVESTORM
https://livestorm.co/ Payant - Simple et intuitif - Pas de plugin à installer. Application de webinar en temps réel
HANG OUT
https://support.google.com/hangoutsGoogle étend gratuitement à 250 participants par appel les capacités de visioconférence pour les clients de G Suite Enterprise.
SESSIONS DE BRAINSTORMING DESIGN / PRODUCT
MURAL
https://mural.co/Un outil de collaboration visuelle qui fournit aux travailleurs un artefact partagé similaire à un tableau blanc. Les équipes peuvent s'organiser sur un réseau en ligne à l'aide de listes, d'organigrammes, de diagrammes, de cadres, de méthodes et de dessins pour les aider à rester alignées et bien coordonnées. Payant (plus cher que Miro) - Meilleur pour développer des concepts.
MIRO
https://miro.com/Un outil de collaboration visuelle qui fournit aux travailleurs un artefact partagé similaire à un tableau blanc. Payant - Meilleur pour les réflexions graphistes, Web design, etc.
GESTION D'EQUIPE
TRELLO
https://trello.com/Gestion de taches. Version Free très avancée. Repose sur une organisation des projets en planches listant des cartes, chacune représentant des tâches. Couvre plus de fonctionnalités que FreedCamp. Possible de l'utiliser pour animer des ateliers de créativité.
FREEDCAMP
https://freedcamp.com/Gestion de projets version free assez poussée. Plus poussé pour la pure gestion de projet que Trello.
AIRTABLE
https://airtable.com/Entre la base de données et la gestion de projets. Moins facile à prendre en mains que Trello ou Freedcamp. Plus de fonctionnalités que Notion pour gestion de base de données.
NOTION
https://www.notion.so/Relativement similaire à Airtable mais beaucoup plus de fonctionnalités. Agrège prise de note, to do list, base de données, etc.
COMMUNICATION INTERNE
SLACK
https://slack.com/plateforme de travail collaboratif. Pour l'échange d'info instantanée - Par thèmes. Efficace pour organiser les différents channels d'information.
DISCORD
https://discordapp.com/"Le Slack de la voix"
PARTAGE DE DOCUMENTS
DRIVE
https://www.google.com/intl/fr_ALL/drive/Drive est un outil de stockage et de partage de documents accessible dès la version gratuite de Gsuite, la suite bureautique professionnelle de Google. Il intègre l'ensemble des outils email, de prise de notes, de rédaction de présentations et de documents qui accompagnent tous les entrepreneurs au quotidien
SMASH
https://fromsmash.com/Pour les documents volumineux
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